Osservando il mondo del lavoro delle ultime quattro decadi, emerge una tendenza preoccupante: l’arte del confronto diretto si è logorata. Dagli anni Ottanta all’era attuale, le scrivanie si sono progressivamente svuotate di conversazioni spontanee. Riunioni lampo e comunicazioni istantanee hanno sostituito i colloqui estesi, a discapito di una comprensione profonda degli obiettivi e della cultura aziendale.

Un insieme di tecnologie all’avanguardia e politiche orientate all’ottimizzazione dei processi ha spinto molte organizzazioni a eliminare il contatto personale. Sondaggi accademici segnalano cali nella capacità di risolvere conflitti internazionali di progetto, difficoltà nel creare team resilienti e un aumento delle dimissioni volontarie. Ignorare la componente umana delle relazioni professionali si traduce in inefficienze mascherate da rapidità operativa.

Strumenti come la posta elettronica, Slack e Zoom hanno reso possibile collaborare anche con fusi orari distanti e lavorare da qualsiasi luogo. La condivisione istantanea di documenti e la rapidità di risposta sono oggi un’abitudine salda. Tuttavia, il rovescio della medaglia è una certa riluttanza a proporre un incontro di persona, persino quando un confronto diretto sarebbe più efficace per allineare visioni e responsabilità.

Una ricerca condotta tra giovani lavoratori ha evidenziato che il 65% dei membri della generazione Z si sente spaesato nel dialogo faccia a faccia con i colleghi. Se da un lato chi durante la carriera ha affinato le proprie competenze comunicative tra corridoi e pause caffè fatica a orientarsi in un ambiente solo digitale, dall’altro chi si affida esclusivamente agli schermi rischia di perdere abilità decisive per la leadership e la negoziazione.

Il risultato è un universo professionale sempre più improntato all’estrazione immediata di informazioni: si ottiene il dato necessario, si completa la task e si passa a quella successiva. Meglio andare dritti al punto, si pensa. Questa logica penalizza l’instaurarsi di rapporti duraturi con i clienti, il passaggio di conoscenze critiche e la capacità di innovare attraverso la condivisione spontanea di idee.

Al contrario, dialoghi chiari e ponderati fungono da collegamento tra gruppi con background e funzioni diverse, alimentando un capitale sociale di grande valore. Quando colleghi di diverse età, esperienze e competenze si confrontano a viso aperto, si sviluppa un clima di fiducia che facilita la collaborazione anche nei momenti più complessi. La conoscenza condivisa migliora la qualità del lavoro e la resilienza dell’organizzazione.

Inserire pratiche di feedback regolare costituisce un altro tassello importante. Incontri one-to-one, sessioni di mentoring e momenti di coaching permettono di scambiare opinioni in modo costruttivo. Ricevere osservazioni puntuali e oggettive consente a ogni professionista di affinare le proprie skill, correggere rotta in anticipo e sentirsi più partecipe delle strategie aziendali.

I benefici emergono anche dai numeri: chi si sente coinvolto nella propria funzione ha 2,5 volte più probabilità di restare in azienda. Un tasso di retention elevato riduce i costi di turnover, preserva il know-how e consolida relazioni di lunga durata con partner e clienti. Si attiva un circolo virtuoso che ripaga l’impegno nel migliorare il modo di comunicare.

Jon E. Kirchner guida Xperi Inc. (NYSE: XPER), realtà impegnata da oltre vent’anni nello sviluppo di tecnologie che trasformano l’esperienza multimediale. Prima di approdare alla carica di CEO, Kirchner ha ricoperto ruoli esecutivi in diverse divisioni, contribuendo al lancio di prodotti oggi utilizzati da milioni di utenti in Europa, Asia e America.

Proprio per valorizzare il dialogo interno, Xperi ha realizzato iniziative dedicate a favorire una cultura di scambio e inclusione. L’intento è potenziare la capacità di ascolto, stimolare l’innovazione attraverso la diversità di opinioni e offrire a ogni collaboratore la possibilità di sentirsi parte di un progetto di ampio respiro.

Da persona naturalmente riservata, so bene che non serve un carattere estroverso per rendere i confronti più efficaci. Conta la consapevolezza e la cura con cui si entra in una conversazione. Qui di seguito quattro proposte per favorire scambi significativi e sostenere il coinvolgimento di tutti.

  • Creare occasioni di incontro dal vivo
    Se da un lato la rapidità delle comunicazioni digitali ha ridotto i tempi di spostamento, dall’altro ha fatto scemare la sintonia immediata che nasce quando due persone condividono uno spazio fisico. Organizzate periodicamente riunioni in ufficio o in spazi informali, anche solo per brevi briefing di dieci minuti. Un caffè insieme o una pausa in giardino con un gruppo ristretto di colleghi genera empatia e aiuta a far emergere idee che resterebbero nascoste dietro uno schermo.
  • Prepararsi a instaurare un feeling iniziale
    È utile arrivare a un incontro con qualche spunto di conversazione pronto. Pensate a eventi sportivi recenti, esposizioni, festival locali o trend del mercato: argomenti di interesse comune che funzionano da catalizzatore. Immaginate di lanciare una domanda e valutate le reazioni; se un tema non suscita entusiasmo, passate a un altro. Così si evidenziano passioni condivise e si getta un ponte verso un dialogo più profondo.
  • Entrare con l’obiettivo di migliorare le relazioni
    Ho assistito a un esempio concreto: in un meeting particolarmente teso con un cliente, il mio responsabile ha aperto con un sorriso e una battuta. In quell’istante, l’atmosfera si è rilassata e tutto il gruppo ha ritrovato un clima di cooperazione. In qualunque trattativa o momento di feedback, dimostrare la volontà di rafforzare il rapporto può orientare l’incontro verso soluzioni costruttive, riducendo attriti e malintesi.
  • Diventare osservatori attenti e flessibili
    Un buon dialogo si basa su ascolto proattivo e risposte che tengano conto di prospettive diverse. Per questo Xperi ha lanciato un percorso formativo denominato “courageous conversations”, finalizzato a insegnare ai team a porre domande aperte, accogliere punti di vista differenti e gestire eventuali contrasti con rispetto. Da quando il programma è operativo, gli incontri interni hanno guadagnato trasparenza e creatività, favorendo soluzioni più innovative.

L’adozione di modelli di lavoro decentralizzato e di strumenti digitali non arresterà la propria diffusione, anzi l’introduzione di intelligenza artificiale porterà a interagire sempre più attraverso interfacce automatizzate. Per questo rimane determinante conservare e sviluppare la capacità di confrontarsi vis-à-vis, mantenendo vive quelle competenze che nessuna macchina può riprodurre con naturalezza.

Le organizzazioni che investono nella qualità delle conversazioni creano un clima solido, in cui i collaboratori si sentono valorizzati e i clienti sperimentano relazioni sincere. Un’impresa performante non si misura solo in base alla rapidità delle decisioni, ma anche alla profondità dei rapporti interni ed esterni, elementi imprescindibili per prosperare nel lungo periodo.