Nel 2023 Apple ha rivelato un grave caso di frode interna: un dipendente con accesso ai sistemi di acquisto ha trasferito fondi aziendali su conti inesistenti, modificato condizioni contrattuali e approvato fatture false. Il bilancio finale ha toccato quasi 19 milioni di dollari di perdite.
Non si è trattato di colpi da film, bensì di un meccanismo subdolo protrattosi per anni senza essere intercettato. A monte c’era un eccesso di fiducia e procedure incapaci di evidenziare abusi.
Molti imprenditori ritengono che simili frodi riguardino soltanto grandi gruppi. In realtà la questione nasce dalla mancanza di controlli adeguati. Per chi fonda e sviluppa un’azienda, ecco cinque segnali che indicano dispersioni di risorse e le contromisure da adottare quanto prima.
- Addebiti fuori scopo
Quando dipartimenti segnalano spese per strumenti o servizi non pertinenti alle proprie attività, bisogna accendere il campanello d’allarme. Un caso emblematico ha visto un team marketing inserire regolarmente costi per un software di editing video di fascia alta, poi utilizzato in una produzione privata su YouTube. Questo tipo di abuso non appare evidente, ma l’accumulo di micro-spese può erodere sensibilmente i margini.
Cosa fare:- Implementare un sistema di expense tracking per progetto con soluzioni come Divvy o Expensify, integrato a carte corporate.
- Strutturare codici gerarchici in modo che ogni voce di spesa sia collegata a un reparto, a una campagna e a un arco temporale specifico.
- Confrontare report mensili con i budget stimati e verificare voci che eccedono le previsioni.
- Irregolarità nei rapporti con i fornitori
I malintenzionati possono creare profili di fornitori fasulli o alterare quelli reali per incanalare pagamenti in circuiti non autorizzati. Oltre il 60% delle imprese segnala tentativi o casi di frode sui pagamenti, spesso basati su fatturazioni duplicate, importi gonfiati o identità fittizie.
Cosa fare:- Eseguire una revisione trimestrale della banca dati fornitori. Controllare partita IVA, indirizzo tramite Google Maps e recapiti telefonici.
- Affiancare strumenti di vendor intelligence come Tealbook o Apex Portal per automatizzare i controlli anagrafici.
- Stabilire l’obbligo di doppia approvazione per ogni nuovo inserimento o modifica rilevante.
- Segnalare automaticamente i fornitori con più di tre pagamenti in 30 giorni o con fatture da importi tondi, come 5.000 o 10.000 dollari.
- Segnali di comportamentali sospetti
Chi mette in atto frodi spesso insiste per “gestire tutto da solo” e rinuncia alle ferie, timoroso che un sostituto scopra le discrepanze.
Cosa fare:- Adottare permessi basati sui ruoli e prevedere revisioni peer-to-peer per ogni approvazione di acquisto.
- Utilizzare piattaforme come SAP Concur o Oracle NetSuite, che tracciano ogni fase del flusso approvativo e supportano la delega durante le assenze.
- Pianificare la rotazione annuale dei compiti chiave e favorire la fruizione di periodi di riposo obbligatori.
- Incentivare un ambiente in cui le persone possano segnalare anomalie senza timore di ritorsioni.
- Frazionamento artificioso dei pagamenti
Un trucco diffuso consiste nel suddividere un importo superiore alla soglia di approvazione in più fatture di poco inferiori. Ad esempio, richieste da 4.950 dollari quando il limite è fissato a 5.000 dollari.
Cosa fare:- Rivedere periodicamente i limiti di autorizzazione tenendo conto non solo del valore, ma anche della frequenza delle operazioni.
- Integrare moduli di transaction velocity nel gestionale ERP per mettere in evidenza fornitori con fatture di importo contenuto ma ricorrenti.
- Configurare avvisi automatici in QuickBooks o Oracle NetSuite affinché ogni operazione con pattern sospetti venga elevata a un livello di approvazione superiore.
- Documentazione irregolare
Scontrini smarriti, immagini di ricevute in bassa definizione o giustificativi compilati retroattivamente sono segnali di possibili comportamenti poco trasparenti. Se i documenti non vengono caricati in tempi stretti, si rischia di perdere la traccia delle spese reali.
Cosa fare:- Migrare verso un archivio cloud per la gestione documentale, utilizzando piattaforme come DocuWare o Zoho WorkDrive.
- Imporre il caricamento delle ricevute entro 48 ore dall’operazione.
- Attivare catene di approvazione digitali e registri di audit per mantenere tracce dettagliate.
- Prevedere verifiche supplementari in caso di ritardi ripetuti o formati non conformi.
Chiunque, pure un collaboratore stimato, può trovarsi sotto pressione per motivi personali, obiettivi non raggiunti o percezioni di trattamento iniquo, inducendosi a scelte non corrette. Diventa cruciale includere l’etica nel dialogo sulle performance e far capire che i controlli sono pensati per proteggere tutti, assicurando trasparenza e solidità.
Accanto ai tradizionali sistemi di contabilità, molte aziende introducono tecnologie che offrono indici di rischio, visibilità in tempo reale e automazione:
- Rilevamento anomalie tramite intelligenza artificiale (MindBridge, DataSnipper)
- Dashboard sempre aggiornate per il monitoraggio delle spese per reparto (Datarails, Cube)
- Bot in Slack o Microsoft Teams che applicano le policy e ricordano le regole in caso di note spese (Compliance.ai)
- Strumenti OCR per la validazione automatica delle ricevute
- Notifiche istantanee via email o SMS al verificarsi di transazioni insolite
Non serve implementare tutte le tecnologie elencate, ma è fondamentale predisporre processi e strumenti scalabili, in grado di adattarsi man mano che l’azienda cresce.
